Опубликовано в рубрике AndreyPopov / Depositphotos.com
Буквaльнo вчeрa нaчaли дeйствoвaть нoвыe прaвилa дeлoпрoизвoдствa и aрxивнoгo xрaнeния дoкумeнтoв – oб этoм мы рaсскaзывaли нaкaнунe (прикaз Фeдeрaльнoгo aрxивнoгo агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 (зарегистрирован в Минюсте России 6 февраля 2020 г.)).
А 18 февраля текущего года вступает в силу новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и формы собственности. То есть обязателен он для применения как организациями бюджетной сферы, так и иными юридическими лицами.
Документ пришел на смену Перечню № 558, утвержденному Минкультуры в 2010 году и включающему в себя 1003 наименования. В 2016 году полномочия по утверждению перечней типовых архивных документов были возложены на Росархив.
Составленный Росархивом перечень значительно сокращен и содержит 657 типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. Основная причина уменьшения количества позиций в Перечне – формирование различных видов переписки в единое дело.
Но, пожалуй, самое главное – это изменение сроков хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых и иных документов.Какие документы началом применения нового Перечня придется хранить дольше, а по каким срок хранения сократится? Основные изменения – в сравнительной таблице:
Вид документации
Прежний Перечень № 558
Новый Перечень № 236
Счета-фактуры
4 года
5 лет
Налоговые декларации по всем видам налогов и сборов
5 лет
6 лет
Переписка с налоговыми органами по вопросам налогообложения
5 лет
6 лет
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами
75 лет
5 лет
Документы о получении заработной платы и других выплат (сводные расчетные и платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) – при наличии лицевых счетов
5 лет
6 лет
Книги учета доходов и расходов при применении УСН
постоянно
5 лет
График отпусков
1 год
3 года
Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков
3 года
5 лет
Образцы подписей материально ответственных лиц
Срок устанавливался учетной политикой, но не менее 5 лет
5 лет с момента смены МОЛ
Согласие на обработку персональных данных
75 лет
3 года
Кроме того, ряд документов, которые ранее было предусмотрено хранить 75 лет, потребуется еще раз перепроверить. Дело в том, что срок их хранения теперь будет зависеть от даты окончания делопроизводства по таким документам: завершенные до 1 января 2003 по-прежнему нужно хранить 75 лет, а вот документы, работа по которым завершена после указанной даты, хранятся 50 лет. В частности, это касается трудовых договоров, документов о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников, а также документов о получении зарплаты и других выплат – в случае отсутствия лицевых счетов.
Вступление в силу нового Перечня, безусловно, ведет к необходимости корректировки номенклатуры дел в учреждении. Отнестись к этой процедуре стоит очень внимательно хотя бы потому, что за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов должностные лица организации госсектора могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 15.15.6 КоАП. Кроме тог о, отсутствие документации может стать основанием для привлечения к налоговой ответственности по ст. 120, ст. 122, ст. 126 НК РФ.